Politique de confidentialité

Les données personnelles qui sont renseignées sur le site kenko.fr font systématiquement l’objet d’une demande d’autorisation de la part des utilisateurs pour leur exploitation dans le cadre de l’activité commerciale de la société Kenko.

Ces données permettent de fournir aux utilisateurs concernés du contenu à caractère informatif sur des thématiques d’assurance, conseil, ressources humaines ou tout type de contenu se rapportant à l’activité de Kenko. Elles peuvent également être exploitées par la société susnommée dans le cadre de démarchage commercial portant sur les services proposés.

En France, les données personnelles sont notamment protégées par la loi n° 78-87 du 6 janvier 1978, la loi n° 2004-801 du 6 août 2004, l’article L. 226-13 du Code pénal et la Directive Européenne du 24 octobre 1995.

Conformément aux dispositions des articles 38 et suivants de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, tout utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition aux données personnelles le concernant. Pour l’exercer, adressez votre demande à contact@kenko.fr par email en y joignant la copie d’une pièce d’identité ainsi que la mention “Données personnelles” en objet de votre email.

Aucune information personnelle de l’utilisateur du site https://www.kenko.fr/ n’est publiée à l’insu de l’utilisateur, échangée, transférée, cédée ou vendue sur un support quelconque à des tiers.

Les bases de données sont protégées par les dispositions de la loi du 1er juillet 1998 transposant la directive 96/9 du 11 mars 1996 relative à la protection juridique des bases de données.

Délégué à la protection des données (DPO) : Xavier Hermand - contact@kenko.fr

1. Préambule

La présente politique de protection des données à caractère personnel (ci-après la « Politique ») est rédigée dans le respect de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données personnelles (ci-après « RGPD »). KENKO en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à ce que la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel soient effectués conformément à la règlementation applicable. A travers cette Politique, KENKO souhaite également vous informer notamment des finalités pour lesquelles vos données personnelles sont collectées et traitées ainsi que des droits dont vous disposez sur vos données et comment les exercer. Le respect de votre vie privée ainsi que de vos libertés et droits fondamentaux est primordial pour KENKO. Nous nous engageons à ne pas céder vos données personnelles à des sociétés tierces à des fins commerciales. Elles ne seront pas non plus communiquées à des tiers sans votre accord, en dehors du cadre de nos obligations réglementaires et contractuelles nécessaires à la fourniture de nos services. KENKO affirme son attachement au respect des lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles et s’engage à préserver leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité.

2. Quelles sont les finalités et bases légales des traitements ?

KENKO collecte et traite vos données personnelles pour répondre aux finalités décrites ci-après. Chaque finalité repose sur une base légale qui autorise KENKO à réaliser le traitement considéré

Finalités	Base légale
Vérifier que les bénéficiaires effectifs de l’entreprise prospectée ne sont pas des Personnes Politiquement Exposées.	Obligation légale (Article 6 (1) c du RGPD)
Inscription des salariés des clients sur la plateforme Kenko.	Contrat (Article 6 (1) b du RGPD)
Permettre la bonne mise en gestion d’un salarié ou récupérer la dispense d'adhésion.	Contrat (Article 6 (1) b du RGPD)
Permettre aux assurés de consulter leurs remboursements et d'effectuer des demandes liées aux prestations, cotisations et aux réclamations.	Contrat (Article 6 (1) b du RGPD)
Permettre au service RH de l’entreprise cliente la visualisation de ses effectifs, l’état d’affiliation des salariés, de la composition familiale des salariés (nécessaire aux cotisations) ainsi que la gestion des nouveaux entrants, des radiations et des mutations.	Contrat (Article 6 (1) b du RGPD)
Permettre de proposer une offre commerciale au visiteur qui complète un formulaire de contact du site internet.	Consentement (Article 6 (1) a du RGPD)
Gestion des demandes d'exercice de droits informatiques et libertés (droits d’accès, de suppression, de rectification d’opposition etc.) adressées à la société.	Obligation légale (Article 6 (1) c du RGPD)

3. Quelles sont les données traitées ?

KENKO s’engage à collecter uniquement les données personnelles qui sont strictement nécessaires au regard des finalités décrites ci-dessus (voir « Quelles sont les finalités et bases légales des traitements ? »).

Catégories de données	Précisions
Données d'identification	Nom, prénom, dénomination sociale, SIREN/SIRET, sexe, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, justificatif d’identité
Vie personnelle	Statut d’affiliation et composition familiale (nombre d’enfants, existence d’un conjoint)
Vie profesionnelle	Date d’embauche, catégorie socio-professionnelle
Informations d'ordre économique et financier	BIC/IBAN, Nom de la banque, détenteur du compte bancaire, mandat SEPA
Données dd connexion	Informations de navigation
Numéro de sécurité sociale	Numéro de sécurité sociale
Données concernant la santé	Données de prestation et messagerie gestionnaire (devis, feuilles de soins, demande d’information), Demande de prise en charge
Autres catégories de données	Organisme de rattachement, date de radiation, motif de radiation pour les radiations, choix d’option, exercice de droits (date de réception, date de réponse, contenu de la réponse, type de demande, canal de réception, service concerné, type de réponse)

4. Sources et contextes de collecte des données

Vos données à caractère personnel sont collectées lorsque vous :

Complétez un formulaire de contact sur le site internet de KENKO ;
Complétez le bulletin d’affiliation en ligne ou le formulaire de dispense d’adhésion.

Certaines données sont recueillies :

À partir de données publiques pour les prospects entreprises ;
Par l’intermédiaire de votre employeur.

Les champs mentionnés dans les formulaires de collecte avec un astérisque sont obligatoires. S’ils ne sont pas remplis, nous ne serons pas en mesure de répondre à votre demande.

5. Les personnes concernées par les traitements

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par KENKO concernent :

• les bénéficiaires effectifs des entreprises prospectées ;

• les salariés des entreprises clientes et leurs ayants droit ;

• les prospects visiteurs du site Internet de KENKO ;

• les responsables légaux et personnes physiques désignées comme contacts des entreprises clientes de KENKO.

6. Combien de temps sont conservées vos données personnelles ?

En fonction des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, les données personnelles sont conservées pour les durées suivantes :

Finalités	Durées de conservation
Vérifier que les bénéficiaires effectifs de l’entreprise prospectée ne sont pas des Personnes Politiquement Exposées.	Durée du contrat avec l'entreprise
Inscription des salariés des clients sur la plateforme Kenko.	Durée d'exécution du contrat
Permettre la bonne mise en gestion d’un salarié ou récupérer la dispense d’adhésion.	Durée d'exécution du contrat. Documents signés (notice d’information, mandat SEPA, dispense d’adhésion complète ou partielle, fiche DIPA) : Durée du contrat + 5 ans Preuves de signatures (hash du document et signataire) : 10 ans
Permettre aux assurés de consulter leurs remboursements et d’effectuer des demandes liées aux prestations, cotisations et aux réclamations.	Durée d'exécution du contrat
Permettre au service RH de l’entreprise cliente la visualisation de ses effectifs, l’état d’affiliation des salariés, de la composition familiale des salariés (nécessaire aux cotisations) ainsi que la gestion des nouveaux entrants, des radiations et des mutations.	Durée d'exécution du contrat
Permettre de proposer une offre commerciale au visiteur qui complète un formulaire de contact du site internet.	3 ans à compter du dernier contrat avec KENKO
Gestion des demandes d'exercice de droits informatiques et libertés (droits d’accès, de suppression, de rectification d’opposition etc.) adressées à la société.	5 ans (le temps du traitement de la demande pour le justificatif d’identité)

7. Qui a accès à vos données personnelles ?

KENKO est susceptible de transmettre vos données personnelles aux destinataires suivants, en fonction de leurs besoins respectifs et suivant la/les finalité(s) concernée(s).

Finalités	Destinataires
Vérifier que les bénéficiaires effectifs de l’entreprise prospectée ne sont pas des Personnes Politiquement Exposées.	- Personnel habilité - AP Scan
Inscription des salariés des clients sur la plateforme Kenko.	- Personnel habilité - Google Cloud Plateform
Permettre la bonne mise en gestion d’un salarié ou récupérer la dispense d’adhésion.	- Personnel habilité - Google Cloud Storage - NoveoCare (gestionnaire) - YouSign - Support technique - Service RH de l'entreprise cliente (dispenses d'adhésion)
Permettre aux assurés de consulter leurs remboursements et d’effectuer des demandes liées aux prestations, cotisations et aux réclamations.	- Personnel habilité - Google Cloud Storage - NoveoCare (gestionnaire) - Assuré
Permettre au service RH de l’entreprise cliente la visualisation de ses effectifs, l’état d’affiliation des salariés, de la composition familiale des salariés (nécessaire aux cotisations) ainsi que la gestion des nouveaux entrants, des radiations et des mutations.	- Personnel habilité - Google Cloud Plateform - NoveoCare (gestionnaire) - Service RH de l'entreprise cliente
Permettre de proposer une offre commerciale au visiteur qui complète un formulaire de contact du site internet.	- Personnel habilité - Prestataire HeyFlow - CRM HubSpot
Gestion des demandes d'exercice de droits informatiques et libertés (droits d’accès, de suppression, de rectification d’opposition etc.) adressées à la société.	Personnel habilité

8. Transfert des données hors de l’Union Européenne

Nous conservons vos données personnelles dans l’Union Européenne. Si nous étions amenés à transmettre des données à caractère personnel à des destinataires établis dans des pays non-membres de l'Union Européenne, nous nous assurerions, conformément à la règlementation applicable, que le transfert intervienne vers des pays dont la législation a été reconnue comme conférant un niveau de protection adéquat par la Commission Européenne ou, à défaut, est encadré juridiquement, notamment par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne ou des règles internes d’entreprises (BCR) qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

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9. Comment sont protégées vos données personnelles ?

Notre préoccupation est de préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données à caractère personnel. Les technologies et les politiques de sécurité appliquées par KENKO permettent de protéger vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé ou toute utilisation impropre.

KENKO a pris des mesures de protection physiques, logiques et organisationnelles adaptées pour prévenir toute perte, mauvaise utilisation, accès ou diffusion non autorisé, altération ou destruction éventuelle de ces données personnelles. Toutefois, malgré nos efforts pour protéger vos données personnelles, KENKO ne peut pas garantir l’infaillibilité de cette protection en raison de risques inévitables pouvant survenir lors de la transmission de données personnelles.

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Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux collaborateurs et prestataires de services de KENKO qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leurs missions. Toutes les personnes qui ont accès aux données personnelles sont tenues par contrat de respecter une obligation de confidentialité et de sécurité des données auxquelles elles ont accès et de les utiliser exclusivement dans le cadre des missions qui leur sont confiées. Elles s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

10. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Dans le cadre des traitements de données personnelles effectués par KENKO, vous disposez conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, des droits suivants :

Droit d’accès à vos données	Vous disposez du droit de prendre connaissance des données personnelles traitées par KENKO vous concernant et de demander qu’elles vous soient communiquées.
Droit de rectification de vos données	Vous pouvez demander à corriger les données personnelles traitées par KENKO vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.
Droit de suppression de vos données	Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à KENKO, l’effacement de vos données, si par exemple, vous estimez que le traitement de vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité de vos données	Vous pouvez demander à KENKO que vos données personnelles soient transmises à un autre organisme ou vous soient communiquées dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine et interopérable. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement a pour base légale, le consentement ou l'exécution d'un contrat.
Droit à la limitation du traitement de vos données	Vous pouvez demander à KENKO de suspendre le traitement de vos données personnelles que vous considérez comme inexactes ou utilisées pour un traitement illicite. La suspension est effectuée pendant la durée permettant à KENKO d'effectuer les vérifications adéquates. Vous pouvez également demander une limitation de certaines données, et ce même si KENKO n'a plus besoin des données, si elles vous sont encore nécessaires pour la défense d'un droit en justice, ou lorsque vous exercez votre droit d'opposition. Lorsqu'une telle limitation est mise en place, les données ne peuvent être traitées qu'avec votre consentement et pour la défense d'un droit en justice.
Droit d’opposition	Vous pouvez vous opposer à ce que vos données personnelles soient utilisées pour un objectif précis, sous réserve d’exposer les raisons tenant à votre situation particulière. KENKO cessera alors ces traitements à moins qu'elle ne justifie que ses intérêts légitimes et impérieux priment sur vos droits et libertés. En cas de prospection commerciale, vous pouvez vous opposer sans motif et à tout moment au traitement de vos données personnelles.
Droit de retirer votre consentement	Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée	Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision qui est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé et qui produit des effets juridiques vous concernant ou qui vous affecte de manière significative ; sauf si vous avez donné votre consentement explicite ou si cette décision est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat. Dans ce cas, vous avez le droit de demander une intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision.
Droit de formuler des directives postmortem	Vous avez la possibilité de nous donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Vous pourrez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

11. Comment exercer vos droits ?

Exercer ses droits

Le délégué à la protection des données (DPO) de KENKO est votre interlocuteur pour toute demande d'exercice de vos droits sur les traitements mis en œuvre par KENKO en qualité de responsable de traitement.

• Contacter le DPO par voie électronique en écrivant à dpo[at]kenko.fr (remplacer [at] par @ lors de l’envoi)

• Contacter le DPO par courrier postal en écrivant à :

Délégué à la protection des données

KENKO

29 Rue de Palestro

75002 Paris

FRANCE

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Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous sommes susceptibles de vous demander une preuve de votre identité et des informations complémentaires pour nous permettre de traiter votre demande.

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Délai de réponse

Nous mettrons tout en œuvre pour répondre à votre demande dans un délai de 30 jours suivant la date de réception de votre demande. Cependant, ce délai peut être allongé pour des raisons liées à la complexité de votre demande et au nombre de demandes.

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Recours auprès de la CNIL

Nous vous encourageons à adresser toute réclamation relative au traitement de vos demandes par KENKO en écrivant au DPO. Celui-ci fournira ses meilleurs efforts pour répondre à toute réclamation et tenter de résoudre le différend.

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Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à votre autorité locale de protection des données personnelles ou à l’autorité de protection des données personnelles de KENKO, à savoir la CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07.

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12. Mise à jour de la politique de protection des données

La présente Politique sera actualisée autant que de besoin afin de répondre aux exigences de la réglementation applicable à la protection des données personnelles ou en fonction des besoins de KENKO. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Accès au site

Tout internaute peut accéder librement au site https://www.kenko.fr/

L’accès est gratuit et ouvert 24h/24, 7 j/7, sauf en cas de force majeure, de pannes informatiques, de maintenance ou de problèmes liés aux réseaux de télécommunications.

Propriété intellectuelle

Les éléments du site https://www.kenko.fr/ sa présentation, ses contenus tels que notamment les textes, images, marques, logos et droits d’auteur sont la propriété exclusive de Kenko ou font l’objet d’une autorisation d’utilisation par ce dernier.

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