Arrêt de travail : quelles sont les démarches et obligations de l’employeur ?
Arrêt de travail d’un salarié : quelles démarches pour l’employeur ?
Pour chaque événement (arrêt maladie, congé maternité...), un signalement d’arrêt de travail est obligatoire pour l’employeur. La procédure diffère selon si l’employeur opte pour la DSN (déclaration Sociale Nominative) ou pas.
Étape 1 : Procéder au signalement de l’arrêt de travail
Dès la réception de l’avis d’arrêt de travail délivré par le médecin du salarié, l’employeur doit signaler l’arrêt de travail à l’Assurance maladie.
Avant la mise en place de la DSN, l’employeur devait transmettre une Attestation de salaire à la CPAM. Désormais, il est possible de procéder au signalement de l’évènement « arrêt de travail » pour déclencher le versement des indemnités journalières par l’Assurance maladie auxquelles le salarié peut avoir droit.
Comment et quand signaler un arrêt de travail ?
Pour le signalement à la CPAM, 3 options existent :
- Par le biais de net-entreprises.fr. Le fichier généré par le logiciel de paie contenant les données individuelles et nominatives des salariés peut être déposé manuellement par l’employeur sur le portail Net-Entreprises.fr ;
- Directement via le logiciel de paie certifié et compatible DSN ;
- Par courrier : pour l’envoi de l’attestation de salaire, l’employeur doit adresser le Cerfa n°11135*04 à la caisse primaire d’assurance maladie du salarié. La CPAM à laquelle est rattaché le salarié est indiquée sur son attestation de droits.
Concernant les délais d’envoi à la CPAM, deux cas sont possibles :
· Avec DSN (Déclaration Sociale Nominative) : la loi impose un délai de transmission de 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt de travail ;
· Sans DSN : pour les autres canaux de transmission de l’attestation de salaire, il n’y a pas de délai légal imposé à l’employeur. Cependant, il est dans l'intérêt du salarié que l'employeur soumette le document le plus rapidement possible afin de déclencher les versements.
Plus vite l’attestation de salaire sera transmise à la CPAM (Caisse primaire d'assurance maladie du salarié), plus vite le collaborateur en arrêt pourra percevoir ses indemnités journalières.
Schéma - Transmission des données via DSN
(Source : documentation net.entreprises.fr)
En cas d’historique insuffisant, il est toujours possible de procéder à l’envoi d’une attestation de salaire via Net-Entreprises.fr, ou par courrier.
Quelle date indiquer pour le dernier jour de travail ?
La date du dernier jour travaillé (DJT) est importante puisqu’elle fixe :
- Le point de départ de la période de référence pour l'étude des droits du salarié ;
- Le calcul du montant de l'indemnité journalière.
Toute journée de travail débutée est à prendre en compte pour le DJT, car elle est due par l’employeur, même si la journée n’est pas entièrement travaillée par le salarié.
Étape 2 : Choisir le mode de versement des indemnités (IJ) pour l’arrêt de travail
Pour le versement des indemnités journalières de la Sécurité sociale (ISJJ), différents cas de figure sont ensuite possibles :
· L’Assurance maladie peut verser ses indemnités journalières directement au salarié. Ce dernier les communique ensuite à l’employeur qui, en fonction de ce que prévoit sa convention collective et selon son ancienneté, calcule un complément de salaire et le lui verse ;
· L’employeur peut demander la mise en place d’une subrogation. Cela veut dire que l’entreprise choisit de verser le salaire du collaborateur comme en temps normal, dans la limite de son obligation de maintien, afin d’éviter au salarié une rupture de revenus. L’entreprise se fait ensuite rembourser le montant des indemnités journalières par la CPAM.
Arrêt de travail : quelles indemnités verse l’employeur ?
Après la déclaration d’un arrêt de travail, l’Assurance maladie verse les indemnités journalières (IJ) au salarié pendant une période. Cependant, ce dernier peut également percevoir, dans certaines conditions, des indemnités complémentaires versées cette fois-ci par l’entreprise.
Cette indemnité, aussi appelée « maintien de salaire » est versée à partir du 8ᵉ jour, le délai de carence étant de 7 jours (sauf pour les maladies professionnelles ou les accidents du travail).
- Pendant les 30 premiers jours d'arrêt (ou jusqu’à 90 jours, selon l’ancienneté du collaborateur), ce dernier peut toucher ce maintien de salaire de la part de l’employeur, qui en complément des indemnités journalières de l’Assurance maladie, lui permettent de percevoir 90 % de la rémunération brute qu’il aurait perçue s’il avait travaillé ;
- Pendant les 30 à 90 jours d'arrêt suivants, le pourcentage baisse à 2/3 de la rémunération brute du salarié (soit 66,66 %). Vous pouvez retrouver le détail de ces calculs à la fin de l’article.
Calcul des indemnités de l’employeur pour le maintien de salaire en cas d’arrêt de travail
Pour calculer le montant versé par l'employeur pour le maintien de salaire, il faudra déduire :
- Les Indemnités Journalières versées par l’organisme de Sécurité sociale ;
- Les prestations du régime complémentaire de prévoyance, le cas échéant.
Cependant, certaines conventions collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorables, comme par exemple le maintien intégral du salaire.
Conditions pour percevoir un maintien de salaire pendant un arrêt de travail
Afin de pouvoir bénéficier du maintien de salaire, le collaborateur doit :
- Avoir au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise (calculée à partir du 1 jour d'absence) ;
- Transmettre à l'employeur le certificat médical dans les 48 heures ;
- Bénéficier des indemnités journalières (IJ) versées par la Sécurité sociale ;
- Se faire soigner en France ou dans l'un des États membres de l'Espace économique européen ;
- Ne pas être travailleur à domicile ou salarié saisonnier, intermittent ou temporaire.
Durée de maintien de salaire pour arrêt de travail
La durée de versement des indemnités versées par l'employeur varie en fonction de l’ancienneté du salarié, de la manière suivante :
Tableau – durée de versement des indemnités complémentaires en fonction de l’ancienneté du salarié
Arrêt de travail : quels signalements faire à la date de reprise du salarié ?
Il existe 2 types de reprise de travail : la reprise à la fin de l’arrêt de travail et la reprise anticipée.
Signalement de reprise de l’activité à la fin de l’arrêt de travail
L’employeur devra indiquer la date de reprise réelle pour clôturer la période d’arrêt. Cette information ne doit pas faire l’objet d’un signalement, mais alimenter la DSN mensuelle le mois suivant.
Signalement de reprise anticipée
En cas de reprise anticipée (c'est-à-dire si le salarié reprend son activité, avant la date de fin portée sur l’arrêt de travail), l’employeur doit signaler cette reprise dans le logiciel de paie afin de clôturer l’arrêt de travail en réalisant une DSN évènementielle.
Cette démarche doit être réalisée dès connaissance de la reprise de travail, afin de stopper le versement des indemnités journalières.
Arrêt de travail : quels sont les droits de l’employeur ?
L’employeur a le droit de demander une contre-visite médicale au domicile du salarié si un maintien de salaire est versé à ce dernier.
Cette visite a pour seule vocation de s’assurer que :
- Le salarié est bien présent à son domicile durant les heures d’interdiction de sortie prévues par l’arrêt de travail ;
- L’état de santé du salarié est en cohérence avec l’arrêt de travail et sa durée.
Cette contre-visite peut être effectuée par un médecin du choix de l’entreprise, spécialisé dans ce type de contrôle.
Si le salarié est absent à l’occasion de cette visite ou la refuse, le versement des indemnités peut être suspendu.
Arrêt de travail plusieurs employeurs
À moins d'une mention spécifique du médecin, le salarié est tenu de se conformer à l'avis d'arrêt de travail émis par ce dernier et de cesser de travailler pour tous ses employeurs. Il est de la responsabilité du salarié d'informer chaque employeur de son arrêt de travail.
En cas de non-respect de cet arrêt de travail auprès de l'ensemble des employeurs, le salarié s'expose à la perte de ses droits aux indemnités journalières et risque également d'avoir à rembourser les sommes perçues indûment.
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