Qu'est-ce que le travail hybride ?
Le travail hybride, qu’est-ce que c’est ?
Le travail hybride est le concept d’alterner entre le travail à distance (ou télétravail) et le travail en présentiel, dans les locaux de l’entreprise.
Certaines entreprises en hybride peuvent toutefois choisir de privilégier un des deux modes. La norme serait par exemple de travailler majoritairement « sur site », avec un ou deux jours par semaine de télétravail. D’autres, au contraire, considèrent le travail à distance comme étant le mode principal, et le présentiel est réservé aux jours de réunions hebdomadaires.
Cette approche permet une grande flexibilité pour les collaborateurs, qui peuvent travailler depuis leur domicile (ou tout autre lieux, comme un espace de Coworking par exemple) ou le bureau de leur entreprise, favorisant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Les avantages du travail hybride
Ce modèle offre de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les collaborateurs, on peut citer notamment :
1. La réduction des coûts
L’adoption d’une organisation hybride fait qu’il arrive rarement que l’ensemble des collaborateurs se déplacent dans les locaux, le même jour. Un modèle de travail hybride bien structuré et coordonné peut permettre à l’entreprise de voir des coûts d’exploitation à la baisse : loyers, chauffage, électricité, maintenance, entretien…
2. La fidélisation et la rétention destalents
Comme mentionné précédemment, cette flexibilité permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, ce qui améliore la satisfaction des collaborateurs. En effet, 72% des salariés déclarent être moins fatigués en travail hybride. C’est aussi et surtout devenu un avantage compétitif pour les entreprises, dans un contexte d’un marché de l’emploi sous pression.
3. L’amélioration de la productivité
En effet, la méfiance pré-covid des employeurs liée au télétravail est bien dépassée. La grande majorité des entreprises a même pu réaliser le gain de productivité lié à un mode d’organisation impliquant du télétravail.
L'un des facteurs qui contribuent à l'amélioration de la productivité dans le travail hybride est la réduction des distractions. Ils ont la possibilité de créer un environnement de travail calme et propice à la concentration, ce qui leur permet d'être plus productifs dans l'exécution de leurs tâches.
Les 7 enjeux du travail hybride en entreprise
1. Le partage et l’accès à l’information
Faciliter la circulation de l’information est l’un des principaux défis des entreprises en hybride. En effet, afin d’assurer des conditions de travail optimales, il est capital que les collaborateurs aient accès à toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions ainsi qu’à la prise de décision.
Il est donc crucial dans ce contexte de mettre en place des systèmes ou outils permettant l’échange d’informations de manière transparente. Cela passe notamment par l’utilisation de plateformes de partage et de communication en ligne, le déploiement de solutions de stockage et d’archivage sécurisées, la mise en place de protocoles clairs pour favoriser une collaboration fluide, une productivité accrue et une prise de décision informée.
2. La communication
Même si, comme mentionné précédemment, l’isolement lié au télétravail est source de productivité, la contrepartie est que cet isolement fait justement que les échanges sont moins fréquents et moins spontanés. Ainsi, il est conseillé de planifier ou d’organiser les interactions (formelles et même informelles).
De plus, il devient important d’instaurer la culture de l’écrit en plus de l’oral, afin de s’assurer que les informations et les décisions sont partagées par tous les collaborateurs, qu’ils aient assisté ou non à une réunion spécifique. Au niveau individuel, il est conseillé au manager de planifier des points réguliers avec chaque personne de l’équipe.
La communication via les outils qui se rapprochent le plus possible d’une communication naturelle est à favoriser, par exemple des réunions en visio conférence à heure fixe plutôt que des échanges de mails.
3. La gestion de la performance et le management
Manager une équipe en hybride est indéniablement plus compliqué que de gérer une équipe que l’on voit tous les jours, toute la journée.
En effet, l’évaluation d’un travail ou d’une mission selon le temps passé dessus n’est plus pertinente dans ce contexte. Cette évaluation devrait plutôt passer par la gestion des objectifs de l’équipe. Pour cela, il faudrait s’assurer en amont que ceux-ci soient clairs et bien compris. Il est important que chaque collaborateur sache sur quoi il est attendu et évalué, et dans quel délai.
4. La sécurité informatique
Selon une étude du cabinet Frost & Sullivan, plus de 80% des collaborateurs ont admis avoir recours à des solutions informatiques, sans l’accord de leur DSI (directeurs des systèmes d’information). Cette pratique peut entrainer de graves conséquences pour la sécurité de l’entreprise. Selon Gartner, environ un tiers des attaques informatiques en 2020 auraient été causées par ce phénomène.
Afin de pouvoir pleinement exploiter les avantages du travail hybride, sans s’exposer à des risques, il est nécessaire de mettre en place des mesures pour sécuriser au mieux les données de l’entreprise.
Cela passe notamment par : la formation et la sensibilisation des salariés à la sécurité, la mise en place d’une charte ainsi que le renforcement de la politique de gestion des mots de passe.
5. L’expérience employée
Même si l’équilibre entre vie professionnelle/vie privée est indéniablement meilleur, les frontières entre les deux peuvent toutefois se brouiller. Il existe en effet le risque que le salarié ressente l’obligation d’être disponible 24h/24 ou qu’il se retrouve en situation d’isolation. Pour y remédier, il est possible par exemple de rendre les événements informels plus inclusifs (comme les cafés virtuels) et d’inclure un lien de visioconférence aux invitations, pour que les télétravailleurs puissent y participer, même à distance.
6. La gestion des espaces
Le travail collaboratif gagnant de plus en plus d’importance, les nouveaux bureaux ont souvent besoin de disposer de nombreuses salles de réunion insonorisées, et de toutes tailles.
La mise en place d’espaces cloisonnés, comme des cabines individuelles acoustiques, est devenu un très commun dans les bureaux d’aujourd’hui. En effet, les nuisances sonores au travail ressortent comme un véritable problème depuis le retour au bureau post-pandémique. Les collaborateurs, habitués au silence de leur domicile, ont de plus en plus de mal à travailler dans un environnement bruyant.
De plus, le rapport réalisé par l’IDET complète en faisant ressortir 3 autres besoins auxquels doivent répondre les bureaux dans un contexte hybride :
· La promotion du travail d’équipe avec des espaces de collaboration ;
· La possibilité de tenir des réunions en présentiel ;
· La mise à disposition d’espaces sociaux et récréatif.
7. La cohésion et culture d’entreprise
La culture d’entreprise est l’ensemble des valeurs et des habitudes partagées par ses membres. Elle est ce qui la rend unique. Ces dernières années, la généralisation du travail à distance a grandement fragilisé la culture d’entreprise. Pour cela, les dirigeants et managers doivent faire en sorte de remettre de l’informel dans les relations entre les équipes. Cela peut passer par des déjeuners d’équipe, des sessions de team building ou même des rendez-vous réguliers en visioconférence. Ces rituels sont aussi bien pour les équipes sur place que celles en distanciel.
Comment mettre en œuvre un modèle de travail hybride ?
La mise en place d’un mode de travail hybride passe par quelques étapes clés, qui sont :
1. Identifier l’ensemble des tâches télétravaillables :
Dans le cas où certaines équipes sont autorisées à travailler à distance, mais que d’autres ne le sont pas, la justification de cette décision doit être communiquée afin d’éviter les risques de conflits et le ressentiment.
2. Définir les horaires de travail et modes de communication hybrides :
L’idée serait d’élaborer un planning clair pour chaque membre de l’équipe, en tenant compte des disponibilités de chacun. Il est aussi conseillé de travailler sur une charte de fonctionnement concernant la communication en télétravail qui évoquerait :
· Les plages horaires communes pendant les quelles les collaborateurs sont disponibles. Chaque collaborateur doit prendre connaissance des attentes en termes de disponibilité et temps de réponse ;
· Les moyens de communiquer sur le fait que le collaborateur n’est pas disponible (ex : statut « occupé », sur les agendas partagés…) ;
· Les façons de solliciter les collaborateurs (chat, appel visio, appel téléphonique, mail, etc.).
3. Mettre à disposition les bons outils et assurer les besoins matériels des équipes :
Il est primordial que les collaborateurs disposent d'outils adaptés au travail hybride et asynchrone. Cela englobe non seulement le matériel informatique, tel qu'un ordinateur portable et une connexion internet stable, mais aussi les outils nécessaires à la planification de la semaine et de coordination avec les équipes.
Aujourd’hui, il existe un grand nombre d’outils de gestion du travail hybride, comme Semana pour déclarer sa semaine au bureau et en télétravail, réserver sa place ou une salle de réunion, et encourager les interactions entre les équipe.
4. Clarifier les attentes des collaborateurs :
Le travail à distance peut donner l’impression de plus de liberté, mais l’effet inverse peut également se produire et conduire à des situations d’incertitude et de frustration si les attentes ne sont pas définies et communiquées clairement.
La première chose à déterminer est la fréquence de jours en présentiel. Ces derniers peuvent varier en fonction des responsabilités, des rôles et des équipes.
Il est aussi important de responsabiliser les équipes avec la fixation d’objectifs clairs et atteignables.
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